Umsatzsteuer und EÜR: Welche Software den Jahresabschluss wirklich erleichtert

Wer nach „accounting software vat euer“ sucht, braucht meist keine klassische Konzernbuchhaltung, sondern eine verlässliche Lösung für Rechnungen, Umsatzsteuer, Belege und die Einnahmenüberschussrechnung. Entscheidend ist, ob die Software deutsche Steueranforderungen abbildet und verwertbare Daten für Finanzamt und Steuerberatung liefert.

Welche Funktionen für Umsatzsteuer und EÜR wirklich zählen

Eine Rechnung zu erstellen reicht für eine brauchbare Buchhaltungslösung nicht aus. Selbstständige und kleine Unternehmen sollten prüfen, ob der gesamte Ablauf vom Angebot bis zur Steuererklärung funktioniert.

Bei der Umsatzsteuer sind korrekte Pflichtangaben, unterschiedliche Steuersätze, steuerfreie Umsätze, Gutschriften und eine nachvollziehbare Zuordnung der Zahlungen relevant. Wer Geschäfte innerhalb der EU tätigt, benötigt eventuell zusätzlich Funktionen für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Leistungen und Umsatzsteueridentifikationsnummern.

Für die EÜR muss die Software Einnahmen und Ausgaben nach dem Zuflussprinzip erfassen können. Ebenso wichtig sind sinnvolle Kategorien, eine getrennte Behandlung der Umsatzsteuer sowie ein Export, den die Steuerberatung ohne aufwendige Nachbearbeitung verwenden kann.

Der Begriff Jahresabschluss wird dabei häufig umgangssprachlich benutzt. Eine EÜR ist kein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Bilanzierungspflichtige Unternehmen benötigen deshalb eine umfangreichere Lösung. Die grundsätzliche Auswahl nach Unternehmensgröße und Buchhaltungsart behandeln wir ausführlicher im Artikel zu pillar.

FreshBooks im deutschen Steueralltag einordnen

FreshBooks richtet sich vor allem an Dienstleister, Freelancer und kleinere Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Ausgaben und Kundenprojekte zentral verwalten möchten. Die übersichtliche Bedienung kann interessant sein, wenn Rechnungsstellung und laufende Organisation im Vordergrund stehen.

Für deutsche Nutzer ist jedoch nicht allein entscheidend, ob sich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweisen lässt. Vor einer Entscheidung sollte geprüft werden, ob der aktuelle Funktionsumfang die benötigten deutschen Steuerfälle, Aufbewahrungsanforderungen und Exportformate unterstützt. Das gilt besonders für Umsatzsteuervoranmeldungen, Anlage EÜR, DATEV Übergaben und komplexere EU Sachverhalte.

FreshBooks kann daher je nach Arbeitsweise eine gute operative Lösung sein, ersetzt aber nicht automatisch eine auf das deutsche Steuerrecht zugeschnittene Buchhaltungssoftware. Eine mögliche Kombination besteht aus Rechnungserstellung und Belegerfassung in FreshBooks sowie einer abgestimmten Übergabe an die Steuerkanzlei. Ob dieser Ablauf praktikabel ist, hängt vom tatsächlich verfügbaren Export und den Anforderungen der Kanzlei ab.

Kosten und Steuerberater-Export realistisch vergleichen

Der Monatspreis allein sagt wenig über die tatsächlichen Jahreskosten aus. Kundengrenzen, Rechnungsvolumen, zusätzliche Nutzer, benötigte Steuerfunktionen und kostenpflichtige Erweiterungen können einen zunächst günstigen Tarif deutlich verteuern.

Unser Kostenrechner ermittelt deshalb den effektiven Jahrespreis für mindestens 18 Kombinationen aus Rechnungsvolumen, Kundenzahl und benötigten Steuerfunktionen. So lässt sich erkennen, welcher Tarif zur konkreten Nutzung passt und ab welchem Punkt ein anderes Tool günstiger wird.

Zusätzlich wird in jedem geprüften Tool dieselbe Musterbuchhaltung angelegt. Sie besteht aus einem Angebot, einer Rechnung, einem Beleg und einem EÜR Export. Auch der Steuerberater-Export wird real geprüft. Bewertet werden dabei unter anderem Vollständigkeit, verständliche Kontenzuordnung, Belegverknüpfung und der Aufwand für eine Weiterverarbeitung.

Vor dem Abschluss eines Abonnements empfiehlt sich außerdem eine kurze Abstimmung mit der Steuerkanzlei. Eine technisch mögliche CSV Datei ist noch kein reibungsloser Kanzleiexport. Relevant ist, ob die Daten in der verwendeten Kanzleisoftware sauber übernommen werden können.

Welche Lösung zu welchem Unternehmen passt

Freiberufler mit wenigen inländischen Rechnungen benötigen meist eine andere Software als Agenturen mit vielen Kunden, wiederkehrenden Leistungen und EU Umsätzen. Eine schlanke Lösung kann genügen, wenn Belege sauber erfasst werden und die Steuerkanzlei den Jahresabschluss beziehungsweise die EÜR erstellt.

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software übermitteln möchte, sollte gezielt auf eine aktuelle ELSTER Anbindung achten. Für internationale Leistungen sind korrekte Steuerregeln und nachvollziehbare Rechnungsvermerke wichtiger als eine besonders große Auswahl an Rechnungsvorlagen.

Auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung sollte früh berücksichtigt werden. Ein direkter Zugang, ein standardisierter DATEV Export oder ein sauber strukturierter Buchungsdatenexport spart häufig mehr Zeit als automatische Erinnerungen oder Projektfunktionen.

Häufige Fragen

Kann FreshBooks eine deutsche EÜR erstellen?

Ob eine unmittelbar für die deutsche Steuererklärung geeignete EÜR verfügbar ist, hängt vom aktuellen Produktumfang und der Kontoeinrichtung ab. Nutzer sollten den konkreten Export vorab testen und mit ihrer Steuerberatung klären, ob zusätzliche Aufbereitung erforderlich ist.

Reicht eine Umsatzsteuerfunktion für die deutsche Buchhaltung aus?

Nein. Neben dem Ausweis der Umsatzsteuer zählen unter anderem Pflichtangaben auf Rechnungen, Korrekturen, Belegaufbewahrung, nachvollziehbare Buchungen und geeignete Steuerexporte. Bei EU Geschäften kommen weitere Anforderungen hinzu.

Was ist beim Steuerberater-Export zu prüfen?

Der Export sollte Buchungsdatum, Betrag, Steuerbetrag, Steuersatz, Belegreferenz und eine eindeutige Zuordnung enthalten. Idealerweise testet die Kanzlei eine Beispieldatei, bevor viele Monate an Daten im System erfasst werden.

Brauchen Kleinunternehmer eine EÜR Software?

Viele Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn per EÜR, auch wenn sie aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Eine Software kann Einnahmen, Ausgaben und Belege ordnen, sollte aber Rechnungen ohne unzulässigen Umsatzsteuerausweis erstellen können.